SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD (7)

SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS ARCHIVOS

En la gestión de archivos hay aspectos muy importantes en los que está la importancia de la seguridad y confidencialidad  de la documentación que puede ser causada por deterioro de tanto uso o envejecimiento, por pérdida o robo, o simplemente averías en el local como puede ser un incendio es por eso que hay que asegurarse bien de la seguridad de los archivos y hacer siempre que sea posible y necesario un duplicado del documentos en lugares diferentes. Los documentos de puño y letra deben ser obligatoriamente guardados a no ser que estén autenticado con una firma electrónica aparte de tener que utilizar el debido mobiliario con la finalidad de proteger el documento ante posibles daños. También es conveniente crear un procedimiento para el uso de la manipulación de los archivos y establecer un plan contra incendios o inundaciones o de seguridad como el robo mencionado anteriormente.

 

SEGURIDAD DE LOS ARCHIVOS INFORMÁTICOS

Para los archivos informáticos es conveniente tener diversas copias de seguridad, al menos de la documentación importante e irreemplazable. Es por eso que un buen sistema de archivo pone la información a disposición de los que la necesitan y la vuelven inaccesible a la resta para garantizar el control y el complimiento de las jerarquías establecidas, como hemos visto en el recuadro de antes para la perfecta organización.

 

SABÍAS QUE Las copias de seguridad diarias del sistema informático su técnica se conoce como back-up que es la práctica preventiva más conocida.

 

CONFIDENCIALIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN

Es obligatorio guardar una reserva y discreción sobre cualquier documento que se maneja en la empresa, no solo para preservar la información relativa sino también para el funcionamiento interno en la empresa. Podemos clasificar la documentación en pública donde pueden acceder todas las personas de la empresas, restringida donde se requiere una autorización para ser entregada a las personas que la solicitan y confidencial donde la divulgación de la información puede ser perjudicial a la empresa, sus miembros o de terceros.

Y para finalizar la dirección de empresa es la encargada de establecer las medidas de seguridad  acceso a la documentación aparte son los encargados de determinar qué persona puede acceder a los archivos restringidos i confidenciales.

SISTEMAS GESTORES DE BASE DE DATOS (6)

Si todavía no sabes que es una base de datos, te encuentras en el sitio adecuado, en el momento adecuado, con el blogger adecuado y la publicación adecuada. A continuación procederé a explicártelo.

 

¿Qué es una base  de datos?

  • Es un conjunto de datos que se guardan en un sistema informático i sobre los cuales es posible hacer unas ciertas operaciones básicas de consulta, modificación i inserción o eliminación.

Espero que con la siguiente imagen te puedas hacer un esquema mental en tu mente del verdadero significado del base de datos.

La base de datos es de carácter referencial. No obstante hay sistemas de gestión de documentos que permiten la consulta directa por el hecho de encontrase en formato electrónico, y es el SISTEMA GESTOR DE BASE DE DATOS (SGBD) encargado de gestionar y controlar el acceso de los datos ofreciendo una presentación más sencilla. Los SGBD más conocidos son SQL, Oracle, DB2, informix entre otros, y su finalidad es utilizar de manera sencilla, clara y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirán en información relevante para manejar bien la información.

Sus características son la abstracción de la información donde ahorran a los usuarios la representación de almacenaje de los datos, guardando el sistema datos innecesarios. Otra característica es el acceso rápido, i eficiente de datos donde se utilizan varias técnicas de almacenaje i recuperación de datos de manera eficiente. Luego tenemos la integridad de los datos donde se adoptan medidas necesarias para garantizar la validez de datos almacenados. Una de las características más importantes es la seguridad de los datos donde se garantiza la seguridad delante de usuarios malintencionados autorizados para acceder a la información. Y por último tenemos el control de concurrencia donde muchas personas pueden acceder a la base de datos donde el SGBD  controla el acceso de la información.

 

¿Qué permite el SGBD?

  • Permite recopilar de forma ordenada los datos relativos a listas de productos, precios de compra y venta, descuentos, etc. Localiza de forma rápida y fácil los documentos aparte de introducir, recuperar, cambiar, comparar, administrar y distribuir la información.

Un sistema gestor de base de datos se debe clasificarse de alguna manera para mantener un orden y ésta es la manera:

 

Modelo lógico en el cual se basan Nombre de los usuarios Nombre de los lugares Ámbito de aplicación
Modelo jerárquico Monousuarios Centralizados Propósito general
Modelo de red
Modelo relacional  

Multiusuario

Distribuidos Homogéneos Propósito específico
Modelo orientado a objetos Heterogéneos

 

Para las empresas los SGBD se han vuelto una herramienta indispensable para el desarrollo de sus actividades. Y con esto terminamos el sexto apartado relacionado al archivo. En el sexto veremos la seguridad y confidencialidad de los archivos.

EL ARCHIVO INFORMÁTICO (5)

Como mencionamos en el blog anterior, están los archivos convencionales y los informáticos, que son los que aremos mención en el siguiente blog.

Miles de papeles en una oficina, cada uno de un posible cliente, o de clientes, de facturas, de información confidencial de la oficina, etc. Una sola pérdida nos podría causar un gran daño dentro de la empresa, ja que si no falta información quizás no podamos cumplir los objetivos dentro de ésta. Es por eso que intentamos adaptarnos tanto las personas físicas como jurídicas a los medios tecnológicos, y que sería de nosotros sin un escáner, un ordenador, las aplicaciones informáticas y sobretodo un disco duro que almacene nuestros documentos para que se nos compacte y no tengamos una biblioteca en nuestra propia oficina con tanto archivo en físico. Pues por eso los ordenadores en el ámbito laboral están para guardar documentos haciendo servir el escáner para digitalizar archivos físicos o imágenes y transformarlos en digitales.

 

Los archivos informáticos permiten una localización más eficiente de la información y nos disminuye e trabajo a parte de aumentarnos la velocidad y la eficacia de recuperar la documentación. El uso de las redes no hace posible la consulta de documentos desde diferentes sitios de trabajo o sitios geográficos. Los archivos informáticos tienes unas características generales que son las siguientes:

El nombre y extensión es decir cada archivo es individual y puede reconocerse por un nombre y una extensión es decir el formato del que está compuesto el documento. Los datos sobre el archivo según el sistema te archivo que se utilice donde se guarda la fecha de creación, la modificación o la última entrada. Después tenemos la medida, que se mide en bytes o kilobytes, etc. Y estos dependen de la cantidad de pixeles que contenga. Por último está la ubicación, ya que todo archivo pertenece a un directorio o subdirectorio.

 

Igual que teníamos el material de archivos y el mobiliario para los archivos físicos, también existen para los formatos digitales como son los dispositivos magnéticos y los dispositivos ópticos que son los siguientes:

DISPOSITIVOS MAGNÉTICOS:

El microfilm es una película que reproduce con una gran reducción de tamaño los documentos gráficos.

El Tambor magnético son cilindros con material magnético como su propio nombre dice, capaz de retener información que se guarda y se lee mediante un cabezal de brazo del cual se mueve en dirección al eje de giro de tambor y el acceso a la información no es secuencial sino directa.

La cinta magnética, está formada por una cinta de plástico recubierta por un material magnético donde se registran los caracteres en forma de combinaciones de puntos.

El básquet o disco flexible es un dispositivo que almacena imágenes de datos formado por una pieza circular de un material magnético que permite la grabación y lectura de la información.

Por último tenemos el disco duro que es el que se encarga de guardar información de forma permanente en un ordenador, y se considera un sistema de almacenamiento más importante del ordenador ja que es donde se guardan los archivos.

DISPOSITIVOS ÓPTICOS:

 

El CD-ROM es un disco compacto con una gran capacidad de almacenaje y se puede leer como tantas veces quieras pero el contenido no se puede modificar, una vez se ha grabado la información dentro.

El no tan conocido CD-RW posee la capacidad del CD-ROOM con la diferencia que en estos discos son registrables i eso les da una gran ventaja.

Luego tenemos el DVD que es otro sistema de almacenaje masivo de datos y es idéntico al CD-ROOM pero éste contiene 25 veces más información y es 20 veces más rápido en eficacia.

Le procede el DVD-RW son DVD en que permite que la información sea gravada y borrada varias veces.

Y últimamente hace unos años se puso de moda los BLUE-RAY que es un disco óptico de última generación de 12 centímetros para vídeos de alta definición i almacenaje con alta densidad.

 

Tenemos otros dispositivos con la misma función pero quizás un poco más cómodo de llevar encima y con otras características manteniendo siempre la misma función como son los discos ZIP que son dispositivos magnéticos de alta capacidad parecidos a los disquetes pero éste mucho más rápido i una capacidad de almacenaje más grande y el otro dispositivo muy conocido por los usuarios de la tecnología es el Pen drive que ofrece una gran diversidad de almacenaje y seguridad.

Para la sexta publicación referente el archivo, os explicaré el sistema gestor de base de datos.

MITJANS MATERIALS D’ARXIU (4)

Com es va comentar en el anterior blog, en aquesta publicació us explicaría els mitjans materials d’arxiu. Com molts ens imaginem o sabem tots els materials que s’utilitzen a una empresa per emmagatzemar informació, però no els sabem tots, de manera que ara us deixaré els materials d’arxiu més coneguts o els no tant coneguts, ja que pot ser que no en s’apiguéssiu d’algun i ves tu per on, et crea més facilitat d’emmagatzemar arxius, o documents.

Tenim les carpetes A-Z o arxivadors de palanca, on les tapes són de cartró rígid i poden anar plastificades i a l’interior tenen un sistema d’ancoratge per als documents, i els documents que no poden anar perforats es poden introduir en bosses de plàstic transparents. En segons lloc estàs les carpetes classificadores, les tapes són de cartró rígid o de plàstic i en l’interior estan dividides en compartiments, i cadascun te la seva etiqueta. Coneixereu segurament les subcarpetes, que són de cartolina i serveixen per separar documents de forma horitzontal. En tercer lloc tenim les carpetes penjants o de suspensió, que son de cartolina amb dos enganxalls de plàstic o metàl·lics als extrems de les solapes que en permeten la suspensió a l’interior dels armaris o calaixos. En penúltim lloc tenim les capses d’arxiu definitiu, poden ser de cartó o plàstic i a l’interior s’introdueixen subcarpetes per organitzar-hi els documents en funció del contingut i es solen guardar els documents intermedis i històrics. Per finalitzar amb el material d’arxiu estan les capses de transferència, en que son capses de cartró rígid amb compartiments a l’interior que permeten l’obertura superior i parcial del costat que permet visualitzar-ne tot el contingut i s’utilitza per guardar-hi documents de consulta freqüent.

Per finalitzar el blog us explicaré el tipus de mobiliari que hi ha, perquè no és el mateix el mobiliari d’una farmàcia que el d’una bufet d’advocats.

Les prestatgeries, son mobles metàl·lics, o de fusta amb lleixes horitzontals que serveixen per col·locar carpetes i capses de documentació i també poden disposar de lleixes mòbils per instal·lar-hi carpetes penjants. Per altra banda estan també les prestatgeries mòbils o compactus, que son un conjunt de prestatgeries que es desplacen sobre rails. Per altra banda els armaris per a arxiu, son mobles metàl·lics o de fusta amb portes que a dins hi ha lleixes i poden contenir calaixos per col·locar carpetes penjants o el carros mòbils per a carpetes penjants, que son mobles amb rodes que en permet el desplaçament i estan formats per un bastidor destinat a suspendre-hi carpetes penjants. Per últim i finalitzem el blog estan els arxivadors, que son mobles metàl·lics amb calaixos que normalment son tres o quatre i a l’interior tenen unes guies per suspendre-hi les carpetes penjants, aquestes també poden dur un pany centralitzat i un sistema per evitar que es puguin bolcar.

Una vegada hem après els tipus d’immobiliari i materials per arxivar, us explicaré la part tecnològica dels arxius convencionals es a dir, arxius informàtics.

ORGANITZACIÓ I EL FUNCIONAMENT DE L’ARXIU (3)

En aquesta publicació us explicaré com diu el títol, la organització més el funcionament de l’arxiu.

Per saber on està cada arxiu, es necessita una organització, i per això hem de tenir en compte els següent passos.

L’arxiu es una eina que ha de ser econòmicament rendible, fàcil i ràpida d’utilitzar, s’ha de fer una selecció específica i clara dels documents. Es recomanable aplicar unes normes generals, tenir en compte la seva seguretat.

L’organització d’un arxiu es pot fer segons la utilitat del document o la ubicació. Els arxius que estan en decaïment, es a adir que perden valor fins desaparèixer a causa de que no son necessaris, es coneix com el cicle de vida del document.

En el següent blog us explicaré individualment el tipus d’organització esmentats anteriorment.

Com vam estar explicant en el blog anterior, hi ha dos formes d’organitzar un arxius, i son les següents:

SEGONS LA UTILITAT

Podem trobar que un arxiu no serveix per a res i el tenim arxivat ocupant espai en els nostres calaixos de l’empresa creant més embolic i més dificultat a l’hora de buscar-ho.

Per això els classifiquem per Arxius de gestió, anomenats arxius d’oficina en que els documents son de consulta diària, arxius intermedi, com a documents de consulta poc freqüent i els històrics, que son el documents definitius, es a dir de consulta pràcticament nul·la.

SEGONS LA UBICACIÓ

Si no som ordenats, podem fer que la recerca d’un document trigui molt més a causa d’un desordre de d’arxius, i això pot tenir avantatges o desavantatges, depèn de si l’arxiu es centralitzat, o descentralitzat.

Els arxius centralitzats, son arxius que es troben en el mateix lloc on es guarden els de gestió, intermedi, i històric esmentats anteriorment. Aquests tenen avantatges com són tenir més control de la documentació arxivada, i que n’hi ha més d’una persona, responsable de l’arxiu, però també tenen inconvenients com per exemple, es triga més temps en acudir a l’arxiu i sol·licitar els documents i per un altre part també econòmicament per el cost del manteniment i gestió de l’arxiu.

D’un altra banda tenim els arxius descentralitzats que es triga menys temps en localitzar l’arxiu i es més eficaç a l’hora d’accedir-hi però ocupen més espai als departaments, no hi ha una persona encarregada dels arxius i pot haver-hi confusions com per exemple disparitat de criteris a l’hora arxivar cadascun els arxius en diferents departaments.

Per finalitzar el  blog os diré a continuació  unes quantes claus per l’organització de l’arxiu.

  • Cada empresa ha de fixar un sistema d’arxiu que resulti eficaç.
  • Els caps i els responsables cada departament dictaran les normes d’organització dels arxius.
  • Cal empra sistemes d’organització i classificació adients per cada tipus de document.
  • Els empleats coneguin les normes d’utilització dels arxius.
  • Les normes no han de donar lloc a dubtes.
  • No s’han de deixar documents pendents d’arxivar.

 

Si cadascun arxivéssim com volguéssim, no sabríem on es res, cap arxiu, ni cap documents, es per això que s’ha crear uns passos per arxivar un document, i son els següents:

  1. Conèixer prèviament el criteri i les normes per arxivar.
  2. Identificar el tipus de document.
  3. Comprovar que s’ha d’arxivar el document, i en cas contrari, destruir-lo.
  4. Assegurar-nos si s’ha de fer una còpia o escanejar-lo en suport informàtic.
  5. Localitzar el lloc d’arxivament del document, i si n’hi ha un document que s’ha d’arxivar en dos llocs diferents, en un s’arxivarà el document original i en l’altre una còpia.
  6. Procedir a arxivar el document.

El món de la tecnologia ha avançat molt durant aquestes dècades, a passos agegantats, això ha fet que en el món empresarial repercuteixi molt en el bon sentit i ha millorat l’eficàcia de moltes empreses. Actualment tenim eines com son el correu electrònic de missatgeria instantània, o el Drive, o en disc dur on podem crear carpetes i guardar missatges en funció de l’assumpte de què tracta el missatge o en funció de la persona que en l’envia.

En el següent blog us explicaré els diferents típus de mobiliari que podem utilitzar per guardar els arxius o documents.

CLASSES D’ARXIUS (2)

En aquesta publicació us explicaré les classes d’arxius que podem trobar a l’hora de la nostra jornada laboral entre altres.

Com tota empresa, hi ha un munt d’informació que s’ha d’emmagatzemar, però depèn del tipus d’informació i la importància que tingui per guarda-la amb segons quina classe d’arxiu.

Podem dividir el arxius en quatre classes, uns segons el titular, que pot ser públic o privat,

Segons el valor del document, o finalitat, com son els arxius administratius e històrics.

 

 

Segons  l’àmbit geogràfic, en que es subdivideix en nacionals, generals, regionals, de districte i provincial.

Segons el tipus d’administració, que pot ser central, autonòmica, municipal, militar, judicial, legislatiu i eclesiàstic.

I aqui termina el meu segon blog amb els típus d’arxius que n’hi han. En el següent blog us explicaré “L’organització i el funcionament de l’arxiu.

ELS ARXIUS CONVENICONALS I INFORMÀTICS (1)

Si només una persona es dediqués a arxivar la documentació de l’empresa, sabria on es cada document, però la realitat es que dins de l’oficina n’hi ha diverses persones que utilitzen els mateixos documents per la qual cosa es necessiten unes normes bàsiques, ja que sinó hauria manca d’eficàcia i es perdria molt de temps en buscar els documents necessaris. Per això es important tenir els arxius ordenats, localitzats, i ben conservats, per poder fer un bon ús de la documentació. Actualment existeixen els documents electrònics que es una forma d’estalviar temps, i diners a la empresa però per això ens cal saber sobre sistemes gestors de les bases de dades dels arxius informàtics.

Doncs bé, amb tota aquesta informació n’aprendrem que son i les funcions que realitzen els arxius convencionals, i informàtics.

ARXIUS CONVENCIONAL:

En aquest primer apartar  veurem el concepte d’arxiu convencional, i les seves funcions

Com hem anar veient en anteriors blogs, primer començarem per la seva etimologia, d’on prové i que significa realment.

La paraula arxiu, en castellà archivo, prové del llatí “arxivum” i d’aquí del grec (arjion) la paraula feia referència al edifici on residien els documents d l’antiga Grècia, i que avui dia l’atribuïm a un espai en concret on guardem informació.

123

Sabies què…

Archivo en Grec (arjions) prové del verb (arjo) que volia dir, jo soc el primer, jo soc el que mana, jo governo. El prefix [Archi-] en grec (Arji) significa poder, autoritat, d’aquí altres paraules en castellà com: archi-enemigo, archi-pielago, etc.

Ara anem al concepte:

Què és un arxiu? Es un conjunt de documents creats per una persona, entitat o institució creats per a la investigació, cultura, informació i gestió administrativa com a resultat de les seves activitats que es guarden seguint uns criteris establerts prèviament en un lloc determinats.

Aquests arxius els componen els documents que son la combinació d’un suport i la informació registrada que pot ser utilitzada com a prova o per consultar.

Sabies què…

Etimològicament la paraula document prové del llatí “documentum” i d’aquí el verb docere que vol dir ensenyar.

Al llarg dels anys s’han necessitat diferents tipus de documents per necessitats diferents com son els documents textuals per transmetre informació mitjançant un text escrit 1876019564_0d5124a2a6com per exemple una factura, una comanda o un currículum, o altres documents com els gràfics en que la informació està representada per formes i colors, com els mapes, dibuixos o plànols o documents en imatges per veure la representació visual d’un objecte com son les fotografies, diapositives o pel·lícules. Posteriorment tenim els documents audiovisuals que son registres visuals i sonor, discos per exemple i per finalitzar tenim els documents informàtics que son reproduccions magnètiques de l’ordinador i es la més comú com el Word, Excels, o base de dades.

 

El arxius també tenen unes funcions esencials que son les següents:

1. Conservació de documents: La llei estableix un mínim per mantenir la conservació dels nostres documents en cas de requeriment necessària, i el Codi comerç en l’article 30.1 estableix que hem de mantenir-la durant 6 anys com a mínim.

2. Centre actiu d’informació: Aquesta funció permet relacionar els documents nous amb d’altres ja arxivats per fer la nostra feina amb eficàcia.

3. Mitjà de consulta: L’arxiu permet indagar en les actuacions del passat.

4. Element probatori: Aquesta es una funció indispensable ja que es la que pot fer valer els drets i justificar els actes d’una empresa.

Si voleu saber més, en el próxim blog us mostraré las clases d’arxius que n’hi han.